Poświadczenia, Protokoły

W praktyce notarialnej mamy do czynienia z różnego rodzaju czynnościami. Czasem dokument prywatny wymaga złożenia na nim podpisu w obecności notariusza (przykładowo sprzedaż udziałów w spółce). Czasem potrzebujecie Państwo uwiarygodnienia dokumentu. Niektóre czynności muszą zaś być zaprotokołowane przez notariusza (przykładowo protokół zgromadzenia wspólników, protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej, protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu).

Potwierdzenie autentyczności podpisu u notariusza polega na złożeniu podpisu trwałym środkiem pisarskim w obecności notariusza lub uznaniu złożonego wcześniej podpisu za własnoręczny. Aby notariusz mógł poświadczyć złożony w jego obecności podpis, wcześniej musi ustalić tożsamość osoby składającej podpis (w tym celu najlepiej mieć przy sobie dowód osobisty lub paszport – istotnym jest, aby upewnić się, że posiadany przez nas dokument nie stracił ważności).

W zakresie protokołów, jak już powyżej wskazano, notariusz sporządza różnego rodzaju protokoły, w zależności od potrzeb. Tytułem przykładu należy wymienić chociażby protokół ze stawiennictwa bądź niestawiennictwa stron. Jak sama jego nazwa wskazuje, protokół ten ma na celu udokumentowanie stawienie się lub niestawienie się, przeważnie na czynność notarialną, osób, które są do tego zobowiązane. Protokół tego rodzaju spisywany jest na żądanie jednej ze stron stosunku prawnego, najczęściej strony umowy przedwstępnej czy umowy deweloperskiej, w sytuacji, gdy druga strona uchyla się od dokonania czynności, do której się zobowiązała. Notariusz spisuje protokół na przykład wówczas, gdy upłynął termin zawarcia umowy przyrzeczonej, a druga strona pomimo jej wezwania, uchyla się od jej zawarcia. Wskazaną praktyką jest przedkładanie przez obecne strony do protokołu dokumentu potwierdzającego wezwanie nieobecnej strony do dokonania czynności, we wskazanym dniu i miejscu. Dla celów dowodowych wezwanie powinno nastąpić przesyłką rejestrowaną w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe czy pocztą elektroniczną. Protokół ten może zostać spisany także w obecności obu stron, na przykład w sytuacji, gdy nie mogą one dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole stwierdza się wówczas stawiennictwo obu stron, wolę sfinalizowania czynności oraz fakt niedojścia jej do skutku. Każda ze stron może podać przyczyny, jakie według niej, uniemożliwiły dokonanie czynności.

Protokół stawiennictwa może przybrać także charakter protokołu uzgodnień. Strony ustalają w takim protokole istotne dla nich postanowienia, zamierzenia, kwestie, jakie powinny zostać zawarte w umowie, którą planują w przyszłości zawrzeć. Tego rodzaju protokół może zostać sporządzony na przykład na etapie poprzedzającym zawarcie umowy przedwstępnej. Innym rodzajem protokołu, o którym mówi ustawa Prawo o notariacie, jest protokół spisywany w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne – katalog tego rodzaju protokołów jest praktycznie nieograniczony.

Notariusz Poznań nie powinien jedynie spisywać protokołu, który wymaga specjalistycznej wiedzy. Protokół taki nie korzystałby wówczas z domniemania zgodności z prawdą zawartych w nim oświadczeń. Nie wyklucza to jednak sporządzenia protokołu przy udziale osoby posiadającej kwalifikowaną wiedzę, np. przy udziale biegłego. Notariusz, jak zostało wspomniane, ma w gruncie rzeczy możliwość zaprotokołowania na żądanie osoby zainteresowanej każdej czynności i zdarzenia, które mogą w szczególności dla niej wywołać skutki prawne. Notariusze protokołują między innymi przebieg: licytacji, przetargu, losowania, konkursu.

Kolejnym omawianym protokołem, jest protokół mający na celu potwierdzenie istnienia wskazanej rzeczy. Trudno jest dla niego stworzyć jedną właściwą nazwę, a polega on na stwierdzeniu przez notariusza, jako bezpośredniego świadka, że wymieniona w protokole rzecz znajduje się w określonym miejscu, czasie i stanie. Protokół taki dotyczyć może zarówno nieruchomości, ruchomości, jak też w szczególności przedmiotów niematerialnych.

Powszechnie spisywanymi protokołami są protokoły potwierdzające znajdowanie się określonej treści w Internecie. Mogą to być zarówno wiadomości email znajdujące się na elektronicznych skrzynkach pocztowych, wpisy umiejscowione na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter itp.), opinie i oceny otrzymane na wizytówce prowadzonej w serwisie Google, ale i cała pozostała treść dostępna w Internecie. Protokoły spisywane są również w celu udokumentowania treści znajdujących się na przenośnych urządzeniach elektronicznych, jak laptopy, tablety i telefony komórkowe. Dotyczy to m. in. wiadomości tekstowych SMS, wiadomości multimedialnych MMS, innych wiadomości przesyłanych poprzez tzw. komunikatory: Messenger, Whatsapp, Signal, i inne.